Kâğıda Dönüş, Yapay Zekâyla İleri: Benim Üretkenlik Sistemim

Bir sabah telefonuma baktım ve saydım: yedi farklı not uygulaması, üç görev yöneticisi, iki takvim, sayısını unuttuğum kadar "hayatını değiştirecek" üretkenlik aracı. Hepsini bir dönem hevesle kurmuş, bir süre kullanmış, sonra bir yenisine geçmiştim. O sabah fark ettiğim acı gerçek şuydu: üretkenlik araçlarını yönetmek, başlı başına bir iş haline gelmişti ve bu işin çıktısı sıfırdı. Fikirlerim dört uygulamaya dağılmış, görevlerim iki sistemde birbirinin kopyası olarak çürüyor, ben de hangi listeye bakacağımı düşünmekten listedeki işleri yapamıyordum. Bugün kullandığım sistem, o sabahki kırılmanın üzerine kuruldu ve kulağa tuhaf gelecek ama iki zıt yöne aynı anda giderek: bir elimde kâğıt hissi veren bir kalem, diğer elimde yapay zekâ ajanları.

Dijital araç çokluğu neden yoruyor?

Sorun araçların kötü olması değildi; hiçbiri kötü değildi. Sorun, her aracın kendi mantığını, kendi bildirimini, kendi "bana bak" çağrısını hayatıma eklemesiydi. Dijital araçların gizli maliyeti ekran süresi değil, karar yüküdür: bu not nereye girecek, bu görev hangi uygulamada duracak, bu fikir hangi klasöre ait? Her küçük karar tek başına önemsiz, ama gün boyunca yüzlercesi birikince zihinsel bir vergi oluşturuyor. Üstelik telefon, doğası gereği tarafsız bir alet değil; not almak için elinize aldığınızda sizi üç bildirimle karşılıyor ve dört dakika sonra kendinizi bambaşka bir yerde buluyorsunuz. Ben not almaya gidip sosyal medyadan çıkan adam olmaktan yorulmuştum.

Bir de düşünme kalitesi meselesi var. Klavyede yazarken hızlıyım ama düşüncem de o hıza uyup yüzeyselleşiyor; yazdıklarım çoğu zaman düşünmenin kendisi değil, düşünmüş gibi yapmanın kaydı oluyordu. Bir işin fiyatını çalışırken, bir video kurgusunu kafamda kurarken, bir ihale stratejisi düşünürken bana hız değil yavaşlık lazımdı. Ve yavaşlığın en eski teknolojisi belli: el yazısı.

Neden reMarkable, neden el yazısı?

Deri işleriyle uğraşan biri olarak defterlere zaten zaafım var; yıllarca güzel defterler aldım ve çoğu yarım kaldı. Kâğıdın problemi yazmak değil, yazdıktan sonrasıydı: notlar defterde hapis kalıyor, aranamıyor, iş akışına girmiyordu. reMarkable Paper Pro Move bu düğümü çözdüğü için sistemimin merkezine oturdu. Yazma hissi kâğıda gerçekten yakın, cihazda bildirim yok, uygulama yok, kaçacak yer yok; sadece boş sayfa var. Küçük boyutu sayesinde de sürekli yanımda; kurum ziyaretinde, şantiyede keşif yaparken, çekim arasında cebimden çıkıyor.

Ama beni asıl kazanan özellik ekranı değil, arkadaki boru hattı: yazdıklarım cihazda kalmıyor, Drive'a aktarılıyor ve orada yapay zekânın erişebildiği bir havuza düşüyor. Yani el yazısı benim için nostalji değil, sistemin giriş kapısı. Sabah bir müşteri görüşmesinde üç sayfa keşif notu alıyorum; öğlen o notlar buluta çıkmış oluyor; akşam yapay zekâ o notlardan derli toplu bir keşif özeti ve yapılacaklar listesi çıkarmış oluyor. Karalamalarım, çizdiğim kaba yerleşim krokileri, kenara aldığım "buna dikkat" notları; hepsi dijital akışın hammaddesi haline geliyor.

El yazısına dönüşün beklemediğim bir faydası daha oldu: toplantılarda ve müşteri görüşmelerinde algı değişti. Karşınızdakiyle konuşurken dizüstü bilgisayara gömülmek ile elinizde kalemle not almak, aynı odada bambaşka iki mesaj veriyor. Kalemle not alan adam dinliyor gibi görünüyor; çünkü gerçekten dinliyor. Klavye arkasındaki adamın ise e-postalarına mı baktığı, not mu aldığı belli olmuyor. İşinin önemli kısmı güven ilişkisi kurmak olan biri olarak bu farkı küçümsemiyorum.

Bu akışın güzel tarafı, iki dünyanın da en iyi yanını almam: düşünürken kâğıdın yavaşlığı ve odağı, iş üretirken dijitalin hızı ve aranabilirliği. Kötü tarafını da söyleyeyim, dürüstlük bunu gerektirir: el yazısı tanıma kusursuz değil, benim doktor yazısına yaklaşan karalamalarımda ara sıra komik hatalar çıkıyor. Ama önemli olan kelimesi kelimesine doğru çeviri değil; yapay zekânın bağlamdan yakaladığı anlam çoğu zaman fazlasıyla yeterli.

Bu yazının kendisi de o akışın ürünü bu arada. Taslağı reMarkable'da, el yazısıyla, iki oturuşta çıktı; buluta geçti, yapay zekâ dağınık sayfaları düzenli bir metne çevirdi, ben de üzerinden geçip kendi sesimi geri koydum. Video senaryolarım, ihale değerlendirme notlarım, hatta bazı müşteri tekliflerinin ilk taslakları hep aynı yoldan geçiyor. Kalemle başlamak, klavyeyle başlamaktan tuhaf bir şekilde daha hızlı sonuç veriyor; çünkü kalemle yazarken silip düzeltme takıntısı olmuyor, akış bozulmuyor. Düzeltme işini zaten sonra makine ve ben paylaşıyoruz.

Görev sisteminin bel kemiği: TickTick artı ajanlar

Notların düştüğü havuzun öbür ucunda TickTick var. Görev yöneticisi olarak TickTick'i seçmemin nedeni mükemmel olması değil; yeterince iyi olması ve dışarıdan otomasyonla konuşabilmesi. Sistemin kuralı basit: kafamda görev taşımak yasak, TickTick dışında görev listesi tutmak yasak. Bir iş ya TickTick'te vardır ya da yoktur.

Asıl fark yaratan katman, TickTick'in üstünde çalışan yapay zekâ ajanları. Her sabah ben kahvemi koyarken bir ajan günün brifingini hazırlıyor: bugünün görevleri, yaklaşan son tarihler, dünden sarkanlar ve dikkat etmem gereken işler tek bir özette önüme geliyor. Güne "bugün neydi ya" diye başlamıyorum; güne, gün zaten planlanmış olarak başlıyorum.

İkinci ajan, işimin can damarı olan işi yapıyor: her sabah EKAP'ta otomatik ihale taraması. Geçiş kontrol, turnike, PDKS gibi bizim alanımıza giren yeni ilanları ve doğrudan temin duyurularını süzüyor, ilgili bulduklarını özetleyip TickTick'te görev olarak açıyor; son teklif tarihi de görevin son tarihi oluyor. Bu tek otomasyonun somut karşılığını şöyle anlatayım: eskiden ilanları elle tararken bazı fırsatları geç fark ediyordum ve kısa süreli doğrudan temin duyurularında geç kalmak, hiç görmemekle aynı şey. Şimdi hiçbir ilan gözümden kaçmıyor ve ben tarama işine tek dakika harcamıyorum. Panolar da bu düzenin görünen yüzü: ihale süreçleri, içerik üretim akışı ve mağaza işleri ayrı panolarda ilerliyor; bir işin hangi aşamada olduğunu sormak yerine bakıp görüyorum.

Sıradan bir günüm nasıl akıyor?

Sistemi soyut anlatmak yerine sıradan bir günün üzerinden geçeyim. Sabah kalktığımda telefona uzanmıyorum; ilk iş kahve, ikinci iş brifing. Ajanın hazırladığı özette bugünün üç beş kritik işi, ihale taramasından düşen yeni ilanlar ve takvimdeki görüşmeler duruyor. Beş dakikada günün haritası kafamda oluşuyor. Gün içinde ne düşersem reMarkable'a düşüyorum: müşteriyle görüşmede keşif notu, araba şarj olurken aklıma gelen video fikri, Eknoptius için bir ürün eskizi. Bunların hiçbirini o an işlemeye çalışmıyorum; yazıyorum ve bırakıyorum. Sistemin bana verdiği en büyük konfor bu "yaz ve bırak" hali; hiçbir fikri kaybetme korkusu taşımadan işime dönebiliyorum.

Akşamüstü on beş dakikalık bir toparlama yapıyorum: gün içinde yazdıklarımın yapay zekâdan dönen özetlerine bakıyor, işe dönüşmesi gerekenleri TickTick'e görev olarak onaylıyor, gerisini not arşivine gönderiyorum. Haftada bir de daha uzun bir gözden geçirme var: panolara bakıyorum, sarkan işleri ya yeniden tarihliyor ya da açıkça iptal ediyorum. Bu iptal etme kısmı önemli; yapılmayacak işi listede süründürmek, sistemin en sinsi çürüme biçimi. Liste kabarık ama hareketsizse, o artık bir görev listesi değil, suçluluk listesi oluyor.

Her şeyi otomatikleştirme, doğru şeyi otomatikleştir

Otomasyona meraklı herkesin düştüğü bir tuzak var ve ben de içine düştüm: bir şeyi otomatikleştirebiliyor olmak, otomatikleştirmeye değer olduğu anlamına gelmiyor. Bir dönem her şeyi ajanlara bağlamaya çalıştım; sosyal medya paylaşımından e-posta cevaplarına kadar. Sonuç, kurması ve bakımı asıl işten çok vakit yiyen kırılgan bir düzenek yığınıydı. Oradan şu ilkeyle çıktım: doğru otomasyon adayı, tekrarlayan, kuralları net ve benim kişisel dokunuşumun değer katmadığı iştir. İhale taraması bu tanıma cuk oturuyor: her gün aynı iş, kriterler belli, benim onu elle yapmamın kimseye faydası yok. Ama bir müşteriye teklif fiyatı belirlemek, bir videonun girişini yazmak, bir iş ortağına hassas bir e-posta atmak; bunlar kurallı görünse de aslında yargı işi ve yargı, devretmek istemediğim tek şey.

Bir de otomasyonun bakım maliyeti gerçeği var, kimse söylemiyor ama söyleyeyim: kurduğunuz her otomasyon, bir süre sonra bakım isteyen bir varlığa dönüşüyor. Bir servis arayüzünü değiştiriyor, bir bağlantı kopuyor, bir tarama kriteri güncelliğini yitiriyor. Az sayıda otomasyonla çalışmamın bir sebebi de bu; on beş kırılgan otomasyon yerine üç sağlam otomasyona bakmak, hem daha az vakit alıyor hem de bir şey bozulduğunda nerede bozulduğunu hemen görüyorum. İhale taraması gibi kritik bir otomasyonda ayrıca basit bir güvence tutuyorum: ajan o sabah hiç sonuç dönmemişse bunu "ilan yok" diye değil, "kontrol et" diye okuyorum. Sessizlik, otomasyonda iyi haber değildir; çoğu zaman bozulmanın ilk belirtisidir.

Kendi kendime uyguladığım bir test var: bir işi otomatikleştirmeden önce onu en az birkaç hafta elle, bilinçli olarak yapıyorum. Elle yaparken sıkılmıyorsam, demek ki o iş düşünme işi, otomasyona gitmemeli. Sıkılıyorsam ve her seferinde aynı adımları uyguluyorsam, ajanlık iş demektir. Bu test sayesinde otomasyon envanterim küçük ama sağlam: az sayıda ajan, her biri tek işte iyi, her birinin çıktısını hâlâ ben denetliyorum. Yapay zekâ bu sistemde patron değil; çok çalışkan, hiç uyumayan ama son sözü asla söylemeyen bir asistan.

Sistemin insan tarafı

Buraya kadar anlattıklarım kulağa mühendislik gibi geliyor olabilir ama sistemin ayakta kalmasını sağlayan şey teknoloji değil, iki insani unsur: disiplin ve sadelik ihtiyacına saygı. Disiplin kısmı şu: en akıllı sistem bile ona veri girmezseniz ölüyor. Benim sistemin yaşaması, her fikri reMarkable'a yazma, her işi TickTick'e girme ve her sabah brifingi gerçekten okuma alışkanlığıma bağlı. Bu alışkanlıklar ilk kurulduğunda irade istiyor; benim de boşladığım, sistemin tozlanmaya başladığı haftalar oldu. Geri dönüş yolum hep aynı: sistemi büyütmek değil, küçültmek. Ne zaman aksarsa kendime "hangi parçayı atabilirim" diye soruyorum, "hangi yeni aracı eklemeliyim" diye değil.

Bir de dinlenmeyi sisteme dahil etmeyi öğrendim. Uzun süre üretkenliği "daha çok iş sığdırmak" sanıyordum; oysa sürdürülebilir üretkenlik, boşluğu da planlamak demekmiş. Takvimimde artık bilinçli boş bloklar var; not tutmadığım, brifing okumadığım, sadece deri atölyesinde elimle bir şeyler yaptığım ya da arabayla amaçsız dolaştığım saatler. İlginç olan şu ki en iyi fikirlerim, sistemin en yoğun çalıştığı saatlerde değil, o boşluklarda geliyor. Sistem fikir üretmiyor; sistem, fikir geldiğinde kaybolmamasını sağlıyor. Bu ayrımı karıştırdığınızda kendinizi optimize edilmiş ama kurumuş bir makineye dönüşmüş buluyorsunuz.

Sadelik ihtiyacı da tam burada devreye giriyor. Yedi uygulamalı dönemimden öğrendiğim ders şu: sistemin gücü parça sayısıyla değil, parçaların azlığına rağmen işlemesiyle ölçülür. Bugün düzenim üç cümleyle anlatılabiliyor: düşünce kâğıda, iş TickTick'e, tekrar eden angarya ajanlara. Bir üretkenlik sistemi üç cümlede anlatılamıyorsa, muhtemelen sahibine hizmet etmiyor, sahibi ona hizmet ediyordur.

Bir üretkenlik sistemi üç cümlede anlatılamıyorsa demiştim; benimkinin üç cümlesi belli ama dördüncü, yazılmayan bir cümlesi daha var: sistem araç, hayat amaç. Bunu unuttuğum gün, en verimli günüm bile boşa geçmiş sayılır.

Bu sistemin sizin için birebir çalışacağını iddia etmiyorum; benim işlerimin şekline, ihale takvimlerine ve içerik üretim ritmime göre evrildi. Ama çekirdeğindeki fikir bence herkese uyarlanabilir: düşünmeyi yavaşlatın, angaryayı otomatikleştirin ve ikisini birbirine karıştırmayın. Sizin sisteminizde ne var, neresi tıkanıyor; yorumlarda ya da sosyal medyada anlatın, gerçekten merak ediyorum. Bu konularda konuşmayı iş görüşmesinden çok muhabbet gibi görüyorum çünkü herkesin düzeninden çalınacak bir fikir mutlaka çıkıyor.